「定時で帰りたいのに、なかなか仕事が終わらない･･･」「要領が悪いのがコンプレックスだけど、改善方法がわからない･･･」
オフィスで働くみなさま、そんなお悩みを抱えていませんか？この記事では、仕事を効率的に終わらせる方法を三つご紹介します。すばやく仕事を終わらせて、プライベート時間を充実させましょう！
Step1：やるべきことは全部メモに書き出す！
仕事を効率的に終わらせるためには、やるべきことを可視化することが重要です。そのためにも、仕事上で発生するタスクをすべてメモに書き出してみましょう。ふせんに書き出してもいいですし、PCのメモに箇条書きしても構いません。とにかく、目に見えるように整理してみましょう。
実際に例を見てみましょう。
あなたはA社にメールを送る必要があります。自分がA社と連絡を取るのは初めてのことです。今までは先輩がA社との取引を担当していましたが、これからは自分が引き継いで進めていくことになりました。この場合、「A社にメールを送る」というタスクはどのように書き出すのが良いでしょうか？
書き出すためのコツ
良い書き出しの例
□A社担当者のアドレスを調べる
□メールの文面作成
□添付ファイルに不備がないか見直しをする
□宛先・添付・誤字脱字のチェック
□先輩に内容を見てもらう
このように、やるべきことを書き出してみるとメールを1件送るだけでもたくさんの作業が存在しているのがわかりますよね。
タスクの可視化は作業を忘れを防ぎ、進捗を簡単に把握することができます。作業途中に同僚に話しかけられて、「あれ？どこまでやったっけ？」と状況を見失ってしまうことや、ファイルの添付忘れなどのミスを防ぐにも効果的な方法です。
着実に仕事を進めていくためにも、やるべきことを細かく書き出すことが重要です！
Step2：仕事に優先順位をつける！
働いていると、どんどんやるべきことが生まれてきますよね。とっても忙しくて手が回らないときに、上司からの一声でさらに仕事が追加！なんてことも･･･。このような状況をうまく乗り越えるには、仕事に優先順位をつけることが大切です。
こちらも例を見てみましょう。
現在の時刻は朝９時。あなたは以下の仕事を抱えています。
・会議の資料作成
・問い合わせメールの返信
・経費の申請
・説明会への出欠回答
優先順位をつけるコツ
上記のタスクについて、まずは状況と期限を確認します。
| タスク | 状況・期限 | 優先順位 |
| 会議の資料作成 | 3日後の会議に間に合えば良い | 3位 |
| 問い合わせメールの返信 | お客様が急いでいるのですぐに返信する必要あり | 1位 |
| 経費の申請 | 今日の17時が締め切り | 2位 |
| 説明会への出欠回答 | 2週間後までに回答すれば良い | 4位 |
上の表をふまえると、
①問い合わせメールの返信
②経費の申請
③会議の資料作成
④説明会への出欠回答
という順番で進めるのが良ことがわかりますね。
優先順位を意識して仕事をしていると、上司から急に仕事を振られた際も「この仕事とこの仕事が今日までなので、少しお時間に余裕を頂きたいのですがよろしいですか？」といったように、落ち着いて対処ができます。もしかすると、「そんなに忙しいのなら、誰か別の人に頼んでみるよ」と担当を振り直してくれるかもしれませんね。
緊急性が高い仕事をいくつも持っており、優先順位なんてつけられない！もうどうやっても手が回らない！というときは、もう一人で頑張るのをやめましょう。どうしても手が回らないのであれば、誰か手伝ってくれる人を探すのがベストです。
それも難しい場合は上司に仕事の配分について相談するか、転職を視野に入れてしまいましょう。何事も限界はあります。無理は禁物ですよ。
Step3：仕事の手順を記録しておく！
人は忘れる生き物です。一度覚えたと思っても、数ヶ月にもう一度作業をしようとすると、「あれ？これはどうやるんだっけ？」と忘れてしまって困ることがありますよね。時間を無駄にしないためにも、手順を書き残してマニュアルを作成しておきましょう。
特にマニュアルを作成すべき業務
・覚えたてで自信がない業務
・年に数回しかやらない業務
・手順が多い業務
・絶対に間違えてはいけない業務
手順を記録するコツ
先輩から業務のメモをもらったけど、簡潔すぎるし文章だけだとよくわからない･･･ということ、ありますよね。文章の情報のみではイメージしにくいことがあるので、システム画面のメモを貼ったり、補足で文章を付け足したりして、わかりやすいマニュアル作りを目指しましょう。写真や図、文章を自由に配置したいなら、PowerPointを使ったマニュアル作成がおすすめです。
マニュアルを作る時間が無い！という場合は、作業の流れを箇条書きで並べたり、重要な箇所だけスクリーンジョットを貼り付けたりするだけでも重宝します。
このようにマニュアルとして形に残しておけば、手順を忘れてしまっても何度でも見返すことができ、スムーズに業務を進めることができます。説明資料としても使うことができるため、急に誰かに引き継くことになっても安心ですね。自分のため、そして周りのためにも、仕事の手順はマニュアルに残しておきましょう。
まとめ
今回は、仕事を効率的に終わらせる方法を三つご紹介しました。
①今日やるべきことは全部メモに書き出す！
②仕事に優先順位をつける！
③仕事の手順を記録しておく！
これらを実践することで、仕事を効率的かつミスなく終わらせることができます。仕事をすばやく終わらせて、定時退社を目指しましょう！